Как организовать конференцию

Чтобы грамотно организовать конференцию, следует начать с тщательного ее планирования. В список дел входят разработка программы, выбор места проведения мероприятия и подготовка площадки. Все стоит досконально продумать и правильно спланировать. Если возникают малейшие сомнения в том, что вы не справитесь с возложенной задачей, гоните их прочь. У вас есть все задатки, чтобы понять, как организовать конференцию.

Разработка программы

Начинать подготовку к конференции стоит с разработки программы. Однако помните, что необходимо определиться с тематикой мероприятия, задачами его проведения и ожидаемым результатом. Не забудьте учесть специфику вашей аудитории. К примеру, для руководителей компаний формат конференции должен быть четко регламентирован. Накладки в программе недопустимы. Хотя если мероприятие будет организовано только в рамках одной организации, можно делать перерывы между выступлениями, предоставив участникам время на общение друг с другом.

Планирование бюджета

Обязательно определитесь, сколько денежных средств придется потратить на данное мероприятие. Разбейте эту сумму по следующим назначениям: аренда площадки проведения конференции (укажите стоимость), расходные материалы и гонорары лекторов. Следует придерживаться запланированных денежных лимитов. Даже недорогое мероприятие при неправильном планировании средств может повлечь за собой дополнительные расходы. В случае если вы передали обязанности помощникам, проконтролируйте исполнение бюджета.

Выбор места проведения мероприятия

При поиске площадки для проведения конференции учитывайте район, количество участников и возможность паркинга. Не забудьте почитать отзывы людей, которые уже проводили подобные мероприятия. Если бизнес-конференция запланирована на несколько дней, просто снять хороший зал недостаточно, стоит позаботиться об отеле для размещения участников. Узнайте цены на номера, рейтинг гостиницы и пр. Помимо этого, следует продумать места для проведения чилаута, круглых столов и кофе-брейков.

Отель «Vele Rosse» отвечает перечисленным требованиям для проведения масштабных деловых встреч, организации конференций и частных переговоров. Каждый зал предполагает разные варианты рассадки гостей и оборудован лучшей аудио- и видеотехникой. Удобные кресла, вместительный стол и трибуна для оратора позволят провести конференцию на высшем уровне.

Подготовка площадки

Каждое мероприятие, в том числе и конференция, направлено на улучшение имиджа компании и усиление ее лояльности. Подчеркнуть значимость предстоящего события можно, если провести брендирование: оформить место проведения, разработать дорогой логотип, подготовить выставочные стенды, инфостойки и пр.

Поддержка персонала

Обязательно заручитесь поддержкой персонала, используйте столь ценный ресурс. Задайте все интересующие вопросы. Персонал выполняет эту работу ежедневно, поэтому поможет решить ваши проблемы и даже дать дельные советы. Также подумайте, будете ли вы заказывать обслуживание, которое обеспечит питание участников конференции. Имейте ввиду, что оно может стать отдельной графой в планировании бюджета.

«Репетиция»

Следующим этапом, завершающим подготовку к мероприятию, является ваш визит на место проведения конференции. Это позволит обрести уверенность, что все идет по плану и учтены малейшие детали предстоящего мероприятия.

При соблюдении всех перечисленных рекомендаций, успех мероприятия не заставит себя долго ждать. Однако не забудьте по окончании конференции выразить благодарность всем тем, кто оказал помощь и поддержу в подготовке.

Все статьи
Другие статьи по темам

Лобби-бар: встреча или ожидание в уютной атмосфере за чашечкой кофе

Тем, кому часто приходится останавливаться в гостиницах, наверняка, знакомо словосочетание лобби-бар. Но кто впервые снимает номер в отеле, услышав это название, точно спросит, что такое лобби бар. На самом деле, это обычный бар или ресторанчик, расположенный на первом этаже гостиницы недалеко от стойки регистрации. Лобби с английского языка перев...

Бархатный сезон в Одессе

Одним из показателей того, что Вы предусмотрительный человек, будет не прохождение изнуряющих психологических тестов и опросов, а тот факт, что в календаре отпусков Вы записаны на сентябрь-октябрь. Откладываете деньги на выгодный отдых внутри страны или на территории дружественных соседей, еще в июне выбрали и забронировали все необходимые билеты и...

Какой должен быть конференц зал

Проведение конференций, семинаров, тренингов стало обычной практикой в сфере образования и современного бизнеса. Это позволяет донести ключевую информацию до большого количества участников, вовлекая последних во всеобщее обсуждение. Соответственно, место проведения подобного мероприятия должно отвечать определенным требованиям. Более того, современ...