Как организовать конференцию

Чтобы грамотно организовать конференцию, следует начать с тщательного ее планирования. В список дел входят разработка программы, выбор места проведения мероприятия и подготовка площадки. Все стоит досконально продумать и правильно спланировать. Если возникают малейшие сомнения в том, что вы не справитесь с возложенной задачей, гоните их прочь. У вас есть все задатки, чтобы понять, как организовать конференцию.

Разработка программы

Начинать подготовку к конференции стоит с разработки программы. Однако помните, что необходимо определиться с тематикой мероприятия, задачами его проведения и ожидаемым результатом. Не забудьте учесть специфику вашей аудитории. К примеру, для руководителей компаний формат конференции должен быть четко регламентирован. Накладки в программе недопустимы. Хотя если мероприятие будет организовано только в рамках одной организации, можно делать перерывы между выступлениями, предоставив участникам время на общение друг с другом.

Планирование бюджета

Обязательно определитесь, сколько денежных средств придется потратить на данное мероприятие. Разбейте эту сумму по следующим назначениям: аренда площадки проведения конференции (укажите стоимость), расходные материалы и гонорары лекторов. Следует придерживаться запланированных денежных лимитов. Даже недорогое мероприятие при неправильном планировании средств может повлечь за собой дополнительные расходы. В случае если вы передали обязанности помощникам, проконтролируйте исполнение бюджета.

Выбор места проведения мероприятия

При поиске площадки для проведения конференции учитывайте район, количество участников и возможность паркинга. Не забудьте почитать отзывы людей, которые уже проводили подобные мероприятия. Если бизнес-конференция запланирована на несколько дней, просто снять хороший зал недостаточно, стоит позаботиться об отеле для размещения участников. Узнайте цены на номера, рейтинг гостиницы и пр. Помимо этого, следует продумать места для проведения чилаута, круглых столов и кофе-брейков.

Отель «Vele Rosse» отвечает перечисленным требованиям для проведения масштабных деловых встреч, организации конференций и частных переговоров. Каждый зал предполагает разные варианты рассадки гостей и оборудован лучшей аудио- и видеотехникой. Удобные кресла, вместительный стол и трибуна для оратора позволят провести конференцию на высшем уровне.

Подготовка площадки

Каждое мероприятие, в том числе и конференция, направлено на улучшение имиджа компании и усиление ее лояльности. Подчеркнуть значимость предстоящего события можно, если провести брендирование: оформить место проведения, разработать дорогой логотип, подготовить выставочные стенды, инфостойки и пр.

Поддержка персонала

Обязательно заручитесь поддержкой персонала, используйте столь ценный ресурс. Задайте все интересующие вопросы. Персонал выполняет эту работу ежедневно, поэтому поможет решить ваши проблемы и даже дать дельные советы. Также подумайте, будете ли вы заказывать обслуживание, которое обеспечит питание участников конференции. Имейте ввиду, что оно может стать отдельной графой в планировании бюджета.

«Репетиция»

Следующим этапом, завершающим подготовку к мероприятию, является ваш визит на место проведения конференции. Это позволит обрести уверенность, что все идет по плану и учтены малейшие детали предстоящего мероприятия.

При соблюдении всех перечисленных рекомендаций, успех мероприятия не заставит себя долго ждать. Однако не забудьте по окончании конференции выразить благодарность всем тем, кто оказал помощь и поддержу в подготовке.

Все статьи
Другие статьи по темам

Бесплатные пляжи Одессы

Подборка лучших бесплатных пляжей Одессы Одесса - любимый город многих жителей Украины и причин для этого долго искать не нужно. На ум сразу же приходит красивейшее Черное море, в котором так приятно укрыться от летнего зноя. И хотя пляжей в стране много, именно Одесса манит туристов, так как слава о колорите, чувстве юмора и добродушии этого горо...

Отдых на Черном море в Украине

Как часто хочется восстановить душевное равновесие и физические силы, не влезая в кредит… Конечно, турецкий all-inclusive и европейские экскурсии - это очень заманчиво, но посетив их один раз преобладает желание просто расслабиться. Когда утолена жажда исследователя и список “must have” выполнен, Вы ищете чистый воздух и покой, у...

Типы организационных структур отелей

У каждого хорошего отеля своя структура, например, в одном отеле шеф-повар подчиняется менеджеру службы питания, в другом — непосредственно генеральному директору. Организационная структура дает возможность посмотреть на перспективы развития отеля, но никак не влияет на услуги отеля или стоимость работы. Структура не влияет на то, дорогой он ...