Как организовать конференцию

Чтобы грамотно организовать конференцию, следует начать с тщательного ее планирования. В список дел входят разработка программы, выбор места проведения мероприятия и подготовка площадки. Все стоит досконально продумать и правильно спланировать. Если возникают малейшие сомнения в том, что вы не справитесь с возложенной задачей, гоните их прочь. У вас есть все задатки, чтобы понять, как организовать конференцию.

Разработка программы

Начинать подготовку к конференции стоит с разработки программы. Однако помните, что необходимо определиться с тематикой мероприятия, задачами его проведения и ожидаемым результатом. Не забудьте учесть специфику вашей аудитории. К примеру, для руководителей компаний формат конференции должен быть четко регламентирован. Накладки в программе недопустимы. Хотя если мероприятие будет организовано только в рамках одной организации, можно делать перерывы между выступлениями, предоставив участникам время на общение друг с другом.

Планирование бюджета

Обязательно определитесь, сколько денежных средств придется потратить на данное мероприятие. Разбейте эту сумму по следующим назначениям: аренда площадки проведения конференции (укажите стоимость), расходные материалы и гонорары лекторов. Следует придерживаться запланированных денежных лимитов. Даже недорогое мероприятие при неправильном планировании средств может повлечь за собой дополнительные расходы. В случае если вы передали обязанности помощникам, проконтролируйте исполнение бюджета.

Выбор места проведения мероприятия

При поиске площадки для проведения конференции учитывайте район, количество участников и возможность паркинга. Не забудьте почитать отзывы людей, которые уже проводили подобные мероприятия. Если бизнес-конференция запланирована на несколько дней, просто снять хороший зал недостаточно, стоит позаботиться об отеле для размещения участников. Узнайте цены на номера, рейтинг гостиницы и пр. Помимо этого, следует продумать места для проведения чилаута, круглых столов и кофе-брейков.

Отель «Vele Rosse» отвечает перечисленным требованиям для проведения масштабных деловых встреч, организации конференций и частных переговоров. Каждый зал предполагает разные варианты рассадки гостей и оборудован лучшей аудио- и видеотехникой. Удобные кресла, вместительный стол и трибуна для оратора позволят провести конференцию на высшем уровне.

Подготовка площадки

Каждое мероприятие, в том числе и конференция, направлено на улучшение имиджа компании и усиление ее лояльности. Подчеркнуть значимость предстоящего события можно, если провести брендирование: оформить место проведения, разработать дорогой логотип, подготовить выставочные стенды, инфостойки и пр.

Поддержка персонала

Обязательно заручитесь поддержкой персонала, используйте столь ценный ресурс. Задайте все интересующие вопросы. Персонал выполняет эту работу ежедневно, поэтому поможет решить ваши проблемы и даже дать дельные советы. Также подумайте, будете ли вы заказывать обслуживание, которое обеспечит питание участников конференции. Имейте ввиду, что оно может стать отдельной графой в планировании бюджета.

«Репетиция»

Следующим этапом, завершающим подготовку к мероприятию, является ваш визит на место проведения конференции. Это позволит обрести уверенность, что все идет по плану и учтены малейшие детали предстоящего мероприятия.

При соблюдении всех перечисленных рекомендаций, успех мероприятия не заставит себя долго ждать. Однако не забудьте по окончании конференции выразить благодарность всем тем, кто оказал помощь и поддержу в подготовке.

Все статьи
Другие статьи по темам

12 декабря 2019

Где встретить Новый Год 2020 в Одессе

Трудно найти человека, который бы не любил Новый год. В Одессе работает огромное количество развлекательных заведений, которые предлагают отметить праздник на любой вкус. Как выбрать место отдыха При выборе места необходимо учитывать особенности компании. Тем, кто планирует встретить Новый год 2020 в кругу семьи, следует выбрать хороший классичес...

Великолепное место для организации бизнес-встреч

Великолепное место для организации бизнес-встреч Гостинично-ресторанный комплекс Vele-rosse приглашает жителей и гостей Одессы воспользоваться услугами конференц-центров для организации торжеств, проведения масштабных встреч и частных переговоров. Каждый зал оборудован всей необходимой видео- и аудиотехникой и предполагает различные варианты расса...

Кто входит в персонал гостиницы?

Кто входит в штат гостиницы? Лицом любой гостиницы является персонал. Заходя в любой отель постояльцы обращают внимание не только на интерьер, а и на работников. Наиболее распространенными сотрудниками в данных заведениях являются администраторы, менеджеры гостиницы, горничные, повар, официант, охранник. Если гостиница крупная, то нанимаются аним...